La respuesta corta: cuatro años. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a conservar los registros de jornada durante ese plazo y a tenerlos siempre disponibles.

¿Quién puede consultar los registros?

Los registros deben estar a disposición de:

Las personas trabajadoras, que tienen derecho a consultar su propio registro.
Sus representantes legales (comité de empresa o delegados de personal).
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que puede requerirlos en cualquier momento.

"A disposición" significa que deben poder consultarse sin demoras. Un archivo de papel en una oficina o una carpeta en el ordenador de una sola persona puede convertirse en un problema si la Inspección los pide con poco margen.

¿Desde cuándo cuentan los cuatro años?

El plazo se cuenta desde la fecha de cada registro. En la práctica, la empresa debe tener siempre accesibles los registros de los últimos cuatro años, e ir eliminando de forma segura los que superan ese plazo cuando ya no sean necesarios para otra finalidad legal (por ejemplo, un procedimiento judicial en curso).

El registro de jornada y la protección de datos

Los fichajes son datos personales y están sujetos al RGPD y a la LOPDGDD. Eso implica:

Informar a la plantilla de que se registra su jornada, con qué finalidad y durante cuánto tiempo.
Limitar el acceso: cada trabajador ve su propio registro, y solo las personas autorizadas ven el de los demás.
Proteger los datos frente a pérdidas y accesos no autorizados.
Si se usa geolocalización, limitarla al momento del fichaje e informar expresamente de ello.
Si el sistema lo presta un proveedor externo, firmar un contrato de encargado del tratamiento.

Tus registros, guardados y disponibles

Bregalia conserva el histórico de fichajes de tu empresa y permite a cada trabajador consultar el suyo, sin archivos en papel ni hojas de cálculo.

Papel, hoja de cálculo o sistema digital

	Papel	Hoja de cálculo	Sistema digital
Disponible en cualquier momento	No	Depende	Sí
Difícil de manipular	No	No	Sí, con historial de cambios
Consulta por el trabajador	Difícil	Difícil	Desde el móvil
Riesgo de pérdida	Alto	Medio	Bajo, con copias de seguridad

Si todavía tienes dudas sobre qué debe incluir el registro, repasa nuestra guía sobre si es obligatorio el registro de jornada y las sanciones por no llevarlo.

Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional laboralista. La normativa puede cambiar: revisa siempre la legislación vigente o consulta a tu asesor.