Tarde o temprano, muchas empresas reciben una visita o un requerimiento de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Cuando ocurre, lo que marca la diferencia es poder entregar el registro de jornada rápido, completo y con garantías de que no se ha tocado.

¿Cuándo te lo pueden pedir?

Los registros de jornada deben estar a disposición de la Inspección en todo momento durante los cuatro años en que hay que conservarlos. Lo habitual es que te los pidan de alguna de estas formas:

En una visita al centro de trabajo, para consultarlos en ese momento.
Mediante un requerimiento para que los envíes o los lleves a la Inspección en una fecha concreta.
Tras una denuncia de un trabajador, por ejemplo por horas extra no pagadas.

¿Qué debe incluir lo que entregues?

La Inspección no se conforma con un horario teórico. Necesita ver, por cada trabajador y cada día:

La hora de inicio y de fin de la jornada realmente trabajada.
Las pausas y, si las hay, las horas extraordinarias.
Las correcciones que se hayan hecho, quién las hizo y cuándo.
El periodo que te hayan solicitado, que puede abarcar meses o años.

Papel frente a registro digital

Si el registro está en papel o en una hoja de cálculo, tendrás que buscar, ordenar y copiar cientos de hojas, y aun así es difícil demostrar que no se rellenaron a posteriori. El Tribunal de Justicia de la UE dejó claro en 2019 que el registro tiene que ser objetivo, fiable y accesible, y un documento fácil de modificar pone en duda las tres cosas.

Un registro digital permite exportar el informe del periodo solicitado en segundos, filtrado por trabajador, centro o fechas.

El informe para la Inspección, en un clic

Bregalia genera el informe del periodo que te pidan, con firma de verificación, listo para descargar o enviar.

Cómo demostrar que los registros no se han modificado

Aquí está la clave. No basta con entregar un PDF: hay que poder demostrar que su contenido es el original. Hay dos herramientas que lo hacen posible:

Firma digital y código de verificación. El informe se genera con una firma o un código único. Cualquiera, incluida la Inspección, puede comprobar con ese código que el documento no se ha alterado desde que se emitió.
Sellado en blockchain. Cada fichaje genera una huella digital única (un hash) que queda registrada en una cadena de bloques. Si alguien intentara cambiar una hora de entrada, la huella dejaría de coincidir y la manipulación saltaría a la vista. Es la misma tecnología que garantiza la integridad de las criptomonedas.

Con estas dos garantías, el registro no solo dice a qué hora entró cada trabajador: lo demuestra.

Puedes ver cómo queda en la práctica en este informe de ejemplo de Bregalia (PDF), con datos ficticios: cada jornada con su hora de inicio y fin, pausas, horas extra, los totales del periodo y el certificado de integridad con su ID de verificación.

Consejos para un requerimiento sin sobresaltos

No esperes al requerimiento para revisar que todos los trabajadores fichan correctamente.
Documenta las correcciones: si un empleado olvidó fichar, que quede constancia de quién lo corrigió y por qué.
Entrega exactamente lo que te piden, ni más ni menos, dentro del plazo indicado.
Guarda una copia de todo lo que entregues y del justificante de envío.

Repasa también cuánto tiempo hay que conservar el registro de jornada y las sanciones por no llevarlo.

Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional laboralista. La normativa puede cambiar: revisa siempre la legislación vigente o consulta a tu asesor.